Desarrollo de una metodología para gestionar el conocimiento a través del diseño de una arquitectura de procesos en una empresa constructora

Abstract

Es muy común hablar o escuchar sobre temas relacionados con la administración de los recursos de una empresa para darles un óptimo uso y sacarle el máximo provecho a cada uno de ellos. Así como existen activos tangibles tales como el dinero, las propiedades, entre muchos otros, existen también activos intangibles de gran importancia a los cuales muchas veces no se les presta la misma atención, uno de ellos es el conocimiento. La gestión del conocimiento es un proceso enfocado en administrar el conocimiento existente en una organización para obtener el mayor rendimiento posible del mismo, y a su vez aumentarlo para generar mayores beneficios dentro de la organización donde se aplique. Para iniciar con dicha gestión es necesario conocer perfectamente la estructura interna y el funcionamiento detallado de la organización, una metodología a través de la cual se puede cumplir con dicho objetivo es la de arquitectura de procesos en la cual se definen los procesos existentes en una organización y todas sus relaciones, lo que permite conocer a detalle cada uno de los procesos que se llevan a cabo diariamente en la empresa y por lo tanto identificar y gestionar el conocimiento existente en ellos y en las personas que los ejecutan, lo cual forma parte del conocimiento propio de la organización. La metodología propuesta en este trabajo tiene como objetivo gestionar el conocimiento dentro de una empresa constructora a través de la gestión de sus procesos de trabajo, realizando una arquitectura de procesos. Está estructurada de 4 fases: Análisis, donde se identificaron los procesos existentes dentro de la organización y se analizaron cada una de sus actividades, funciones y necesidades, así como el conocimiento involucrado en ellos a través del análisis de la información, las habilidades y experiencia necesarias para ejecutarlos; Diseño, donde se desarrolló la estrategia a seguir y se rediseñó la estructura de los procesos a través del modelado de los mismos y donde además, se crearon nuevas herramientas de apoyo para las actividades de los procesos para facilitar la gestión del conocimiento, así como perfiles de puestos de trabajo y un rediseño del manejo de la información utilizada en los procesos; Implementación, donde se comunicó a las personas sobre los cambios a realizar, se asignaron las nuevas funciones y se capacitó a las personas en la utilización de las nuevas herramientas, hasta lograr que todos actuaran de acuerdo a la nueva estructura y esta quedara integrada a la organización; Y por último, la fase de evaluación y control en donde se realizó el monitoreo y seguimiento de la ejecución de los procesos para evaluar los resultados de los cambios realizados, y la cual también engloba otros 4 elementos para llevarse a cabo en trabajos futuros que son la corrección, el ajuste, la mejora y la ampliación, tanto de los procesos, como de la base de conocimientos creada a partir de este trabajo. La empresa donde se implementó este trabajo presentaba mucha desorganización y poco control de sus actividades, de toda la información que manejaba y de sus procesos en general. Con la metodología implementada se logró obtener el control de toda la información involucrada en sus procesos, además del fácil acceso a dicha información. Estos son factores con los que se ha logrado compartir el conocimiento dentro de la organización lo cual ha sido de gran apoyo para la optimización de sus procesos, ya que hubo una notable reducción de tiempos en la ejecución de dos de sus procesos y una importante disminución de costos en otro proceso. Además se ha logrado la posibilidad de delegar actividades lo cual es muy beneficioso para la empresa, sobre todo porque dentro de ella existen personas clave con la inquietud de abandonar sus puestos de trabajo actuales, el cual fue uno de los motivos por los que se decidió realizar este trabajo.